Excel naar SEPA XML: stap voor stap
Elke maand hetzelfde ritueel: je hebt een Excel-sheet met salarissen of betalingen klaarstaan, maar je bank accepteert geen Excel. Ze willen een SEPA XML-bestand — en dat maak je niet zomaar even in Excel.
In dit artikel leg ik uit wat SEPA XML is, waarom banken het vereisen, en hoe je in een paar minuten een geldig bestand aanmaakt.
Waarom werkt Excel niet direct bij banken?
Banken verwerken batchbetalingen via een gestandaardiseerd Europees formaat: ISO 20022 pain.001. Dit XML-formaat bevat niet alleen bedragen en rekeningnummers, maar ook structuurinformatie zoals betalingsreferenties, uitvoeringsdatum en crediteurgegevens.
Een Excel-bestand heeft die structuur niet. De bank kan het bestand niet automatisch inlezen en verwerken.
Wat is een SEPA XML-bestand?
Een SEPA XML-bestand (ook wel pain.001 genoemd) is een gestandaardiseerd betalingsbestand dat door alle Europese banken wordt ondersteund. Het bevat:
- Jouw bedrijfsgegevens en IBAN
- Een lijst van betalingen met per betaling: naam, IBAN, bedrag en omschrijving
- Technische headers die de bank gebruikt voor verwerking
Zodra je het bestand uploadt, verwerkt de bank alle betalingen in één keer — geen handmatig overtypen meer.
Stap voor stap: Excel omzetten naar SEPA XML
Stap 1: Ga naar betaalSEPA
Open betaalSEPA.nl en klik op Beginnen.
Stap 2: Upload je Excel-bestand
Sleep je Excel-bestand naar het uploadgebied of klik om een bestand te kiezen. betaalSEPA ondersteunt .xlsx, .xls, .csv, .pdf en .txt-bestanden.
Stap 3: Controleer de geëxtraheerde gegevens
betaalSEPA leest je bestand automatisch uit en toont een overzicht van alle betalingen. Controleer of namen, IBANs en bedragen kloppen. Je kunt direct aanpassingen maken als er iets niet klopt.
Stap 4: Vul je bedrijfsgegevens in
Geef je bedrijfsnaam, het IBAN van je zakelijke rekening en de gewenste uitvoeringsdatum op.
Stap 5: Download het SEPA XML-bestand
Klik op Genereer SEPA XML en download het bestand. Het bestand is direct klaar voor upload bij je bank.
Veelgemaakte fouten
- IBAN zonder spaties: Zorg dat IBANs in je Excel worden ingevuld zonder spaties (bijv.
NL91ABNA0417164300in plaats vanNL91 ABNA 0417 1643 00). betaalSEPA verwijdert spaties automatisch. - Onjuist bedragformaat: Gebruik een punt als decimaalteken (bijv.
1250.00) of laat betaalSEPA het detecteren. - Ontbrekende namen: Elke betaling heeft een naam van de ontvanger nodig.
Conclusie
Het converteren van Excel naar SEPA XML hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met betaalSEPA upload je je bestand, controleer je de gegevens en download je direct een geldig XML-bestand — zonder technische kennis, zonder dure software.
Tot 10 betalingen is het gratis. Voor grotere salarisadministraties is een Pro-abonnement beschikbaar.