SEPA bestand geweigerd: oorzaken en oplossingen

Je hebt een SEPA XML-bestand aangemaakt, uploadt het bij je bank — en dan: een foutmelding. Het bestand wordt geweigerd. Frustrerend, zeker als de salarissen erop staan te wachten.

In dit artikel zetten we de meest voorkomende oorzaken op een rij en geven we concrete oplossingen.

Fout 1: "Ongeldig bestandsformaat"

Oorzaak: De bank verwacht een specifieke versie van het pain.001-schema, maar het aangeleverde bestand gebruikt een andere versie of heeft een fout in de XML-structuur.

Oplossing: Controleer welke versie je bank vereist (meestal pain.001.001.03). Gebruik een tool zoals betaalSEPA die automatisch een geldig bestand genereert.

Fout 2: "IBAN ongeldig" of "Rekeningnummer niet herkend"

Oorzaak: Een of meer IBANs in het bestand zijn incorrect. Veelvoorkomende problemen:

  • Tikfout in het rekeningnummer
  • Spaties tussen de cijfergroepen (bijv. NL91 ABNA in plaats van NL91ABNA)
  • Onjuist landprefix (bijv. BE in plaats van NL)

Oplossing: betaalSEPA valideert IBANs automatisch bij het aanmaken van het bestand en verwijdert spaties. Controleer de foutmelding van je bank — die geeft soms aan welk IBAN niet klopt.

Fout 3: "Uitvoeringsdatum ligt in het verleden" of "Ongeldige datum"

Oorzaak: De uitvoeringsdatum in het SEPA-bestand is een datum die al gepasseerd is, of valt op een weekend of bankfeestdag.

Oplossing: Kies altijd een werkdag in de toekomst als uitvoeringsdatum. De meeste banken accepteren geen betalingen met terugwerkende kracht. betaalSEPA laat je de datum instellen bij het aanmaken van het bestand.

Fout 4: "Naam ontbreekt" of "Verplicht veld leeg"

Oorzaak: Elke betaling moet een naam van de begunstigde bevatten. Als je Excel-sheet een lege naamkolom heeft, mislukt de validatie.

Oplossing: Zorg dat elke regel in je betalingslijst een naam heeft. betaalSEPA waarschuwt je bij ontbrekende namen voordat je het bestand downloadt.

Fout 5: "Controlegetal onjuist"

Oorzaak: Het totaalbedrag of het aantal transacties in de XML-header klopt niet met de daadwerkelijke transacties in het bestand. Dit treedt op bij handmatig bewerkte XML-bestanden.

Oplossing: Bewerk een SEPA XML-bestand nooit handmatig. Genereer het altijd opnieuw via betaalSEPA als er wijzigingen zijn.

Fout 6: "Bestand te groot" of "Maximaal aantal transacties overschreden"

Oorzaak: Banken hebben limieten op het aantal transacties per bestand. Rabobank en ING hanteren doorgaans een maximum van 9.999 transacties per bestand.

Oplossing: Splits grote batches in meerdere bestanden. Bij betaalSEPA kun je meerdere bestanden aanmaken als je een groot salarisbestand hebt.

Hoe voorkomt betaalSEPA deze fouten?

betaalSEPA valideert je SEPA XML-bestand automatisch vóór download:

  • IBAN-validatie: controleert format en checksum
  • Verplichte velden: waarschuwt als naam, bedrag of IBAN ontbreekt
  • Correcte XML-structuur: genereert een standaard pain.001.001.03-bestand
  • Totaalbedrag: berekent automatisch de juiste controlesommen

Hierdoor worden de meeste bankverwerpingen voorkomen voordat je het bestand uploadt.

Bestand nog steeds geweigerd?

Als je bestand ondanks validatie wordt geweigerd:

  1. Noteer de exacte foutmelding van de bank
  2. Controleer of de bank misschien een afwijkend formaat vereist
  3. Neem contact op met je bankieren helpdesk — zij kunnen de exacte reden van afwijzing opvragen

Je kunt ook contact opnemen via het supportformulier op betaalSEPA als je vermoedt dat het gegenereerde bestand een probleem heeft.